سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات في جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة
يحتوي دليل سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات في جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة
على التالي
1- مقدمة
2- النطاق
3- المخالفات
4- الضمانات
5- إجراءات الإبلاغ عن مخالفة معالجة البلاغ
6- معالجة البلاغ
7- طريقة الدخول الموقع الالكتروني الخاص لتقديم البلاغ
8- ملحق : نموذج إبلاغ عن مخالفة
9- اعتماد مجلس الادارة للسياسة
10- توقيع الموظفين بالعلم بالسياسة
سياسة الابلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات
الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على نبينا محمد صلى الله عليه وسلم أما بعد
فقد أقر مجلس الادارة في جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة سياسة الابلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات كما يلي :
1- مقدمة
توجب سياسة واجراءات الابلاغ لجمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة
على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الاخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم مسؤولياتهم وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدياً وسوء تصرف محتمل قد تتعرض لها الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمل بها . تهدف هذه السياسة إلى تسجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية .
2- النطاق
تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانو
- أعضاء مجلس الادارة
- مسؤولين تنفيذين
- موظفين
- متطوعين
- مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية
ويمكن ايضا لأي من اصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الابلاغ عن اية مخاطر أو مخالفات .
3- المخالفات
تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الاخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة .
وتشمل المخالفات التي يتوجب الابلاغ عنها ، على سبيل المثال لا الحصر ما يلي :
• السلوك غير القانوني ربما في ذلك الرشوة أو الفساد أو سوء التصرف
• سوء التصرف المالي ( بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة ، إساءة استخدام الأشياء القيمة ،( عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة ) .
• عدم الافصاح عن حالات تعارض المصالح ( مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية ).
• إمكانية الاحتيال ( ربما في ذلك إضاعة ، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية )
• الجرائم الجنائية المرتكبة ، أو التي يتم ارتكابها ، أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها .
• عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة .
• الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة .
• الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية .
• التلاعب بالبيانات المحاسبية
• تهديد صحة الموظفين وسلامتهم
• انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي .
• سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية .
• مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه .
4- الضمانات
تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للابلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضه لانتقام أو الايذاء نتيجة لذلك . وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالابلاغ عن أية مخالفة . شريطة أن يتم الابلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ مع طيات اشتباه صادقة ومعقولة ، ولا يهم اذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطىء .
من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ ، فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك ، ما لم ينص القانون على خلاف ذلك . وسيتم بذلك لجهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة . ولكن في حالات معينة يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية امام أي محكمة مختصة . كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر . ويتوجب عليه أيضاً عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ . كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة .
5- إجراء الإبلاغ عن مخالفة
• يفضل الابلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الاجراء المناسب في حينه .
• على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ اثبات صحة البلاغ ، إلا أنه يجب أن يكون قادراً على اثبات انه قدم البلاغ بحسن نية .
• يتم تقديم البلاغ عن طريق الدخول الى الموقع الالكتروني www.ber468.com
• لجمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة والذهاب الى ايقونة تقديم البلاغات في اعلى الصفحة وتعبئة النموذج الخاص بتقديم الابلاغ عن مخالفة .
• العنوان البريدي : ص . ب والرمز البريدي :
• البريد الالكتروني :hr-22@hotmail.com
آلية وشرح طريقة البلاغ عبر موقع الجمعية الالكتروني
7- معالجة البلاغ
يعتمد الاجراء المتخذ بخصوص الابلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها
إذا قد يتطلب ذلك اجراء مراجعة غير رسمية او تدقيق داخلياً وتحقيق رسمي .
ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ :
• يقوم ( مدير الإدارة / حمود راضي الشمري ) عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الادارة والمسؤول التنفيذي للجمعية ( اذا لم يكن البلاغ موجها ضد الاخير على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ )
• يتم اجراء مراجعة أولية لتحديد ما اذا كان يتوجب اجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق .
• يتم تزويد مقدم البلاغ خلال 10 أيام بإشعار استلام البلاغ وقمها للتواصل .
• إذا تبين ان البلاغ غير مبرر ، فن يتم اجراء أي تحقيق إضافي . ويكون هذا القرار نهائياً وغير قابل لإعادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ .
• إذا تبين ان البلاغ غير مبرر ، فلن يتم اجراء أي تحقيق إضافي . ويكون هذا القرار نهائياً وغير قابل لاعادة النظر ما لم يتم تقديم اثباتات إضافية بخصوص البلاغ .
• إذا تبين ان البلاغ يستند الى معطيات معقولة ومبررة يتم إحالة البلاغ إلى التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة .
• يجب عند الانتهاء من التحقيق في البلاغ واصدار التوصية خلال عشرة ايام عمل من تاريخ احالة البلاغ
• ترفع توصياتها الى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد .
• يتم تحديد الاجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة وقانون العمل الساري المفعول .
• متى كان ذلك ممكنا ، تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم اجراؤه . ومع ذلك لا يجوز اعلام مقدم البلاغ بأي اجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليها خلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر .
• تلتزم الجمعية بالتعامل مع الابلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة ، ولكنها لا تضمن ان تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ .
محتوى تقييم المخاطر
أقسام الجمعية
روابط مهمة
للتواصل معنا
تعرف على الجمعية
مواقع التواصل