دليل سياسة تعارض المصالح في جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة
الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على نبينا محمد صلى الله عليه وسلم أما بعد ،،،
فقد اقر مجلس الإدارة في جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة في الاجتماع
1- تمهيد
1.1 تحترم جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة خصوصية كل شخص يعمل لصالحها ، وتعد ما يقوم به من تصرفات خارج إطار العمل ليس من اهتمامها ، إلا أن الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناء ممارسة أي أنشطة اجتماعية أو مالي ، أو غيرها ، قد تتداخل بصورة مباشرة أو غير مباشرة مع موضوعيته أو ولائه للجمعية مما قد ينشأ معه تعارض في المصالح .
2.1 تؤمن جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة بقيمها ومبادئها المتمثلة في النزاهة والعمل الجماعي والعناية والمبادرة والانجاز ، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية ، لتعزيز تلك القيم وحمايتها ، وذلك لتفادي أن تؤثر المصلحة الشخصية أو العائلية أو المهنية لأي شخص يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجاه الجمعية ، أو ان يتحصل من خلال تلك المصالح على مكاسب على حساب الجمعية .
2- نطاق وأهداف السياسة
2-1 مع عدم الاخلال بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكم تعارض المصالح ، ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية ، واللائحة الأساسية للجمعية ، تأتي هذه السياسة استكمالاً لها ، دون أن تحل محلها .
2.2 تطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية ، ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة ، وأعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الادارة ومديري الجمعية التنفيذين وجميع موظفيها ومتطوعيها .
3.2 تعد هذه السياسة جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل .
4.2 تضمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم نصوصا تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة .
5.2 تهدف هذه السياسة الى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح .
3- مسئوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والادارة التنفيذية الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح
1- ادارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسية لمجلس الإدارة .
2- يجوز للمجلس تكوين لجان محددة أو تكليف أحد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل ان تنطوي على تعارض مصالح مع مراعات متطلبات استقلالية تلك اللجان .
3- لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح الا اذا قرر مجلس ادارة الجمعية فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس وكبار التنفيذين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح ، وتكون صلاحية القرار مع المسؤول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية .
4- يجوز لمجلس الادارة وفقا لسلطته التقديرية أن يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الاعفاء من المسئولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضا من حين لاخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته عن القيام بواجبه في التصرف على أكل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية .
5- عندما يقرر مجلس الادارة ان الحالة تعارض مصالح ، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الاجراءات التي يقررها مجلس الادارة واتباع الاجراءات المنظمة لذلك .
6- لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها .
7- مجلس الادارة هو المخول في تفسير احكام هذه السياسة على أن لا يتعارض ذلك مع الانظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة .
8- يعتمد مجلس الادارة هذه السياسة ويبلغ جميع موظفي الجمعية وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ
9- يتولى مجلس الادارة التأكيد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها .
4- حالات تعارض المصالح
1- لا يعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية ، قيام تعارض في المصالح بين الطرفين . ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأيا ، أو يتخذ قراراً ، أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية ، وتكون لديه في نفس الوقت إما مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه ، أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه ـ أو ان يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف . إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاك للسرية وإساءة لاستعمال الثقة ، وتحقيق لمكاسب شخصية وزعزعة للولاء للجمعية .
2- هذه السياسة تضع امثلة لمعايير سلوكية لعدد من الموافق الا انها بالضرورة لا تغطي جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها ، ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة ، وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة .
ومن الامثلة على حالات التعارض ما يلي :
• ينشأ تعارض من المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الادارة أو عضو أي لجنه من لجانه أو أي من موظفي الجمعية مشاركا في أو له صلى بأي نشاط ، أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف على قدراته في تأدية واجباته ومسئولياته تجاه الجمعية .
• ينشأ التعارض في المصالح أيضا في حالة أن عضو مجلس الادارة أو احد كبار التنفيذين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعة ومشاركته في ادارة شؤون الجمعية .
• قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء او التأجير للجمعية .
• أيضا قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم
• من احدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية .
• إفشاء الأسرار أو اعطاء المعلومات التي تعتبر ملكاً خاصاً للجمعية ، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة ولو بعد تركه الخدمة .
• قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض المصالح .
• تسلم عضو مجلس الادارة أو الموظف أو احد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها .
• قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو احد أفراد عائلته .
• استخدام اصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أن يظهر تعارضا في المصالح فعلياً أو محتملاً كإستغلال أوقات دوام الجمعية ، او موظفيها أو معداتها أو منافعها لغير مصالح الجمعية أو أهدافها ، أو إساءة استخدام المعلومات المتحصلة من خلال علاقة الشخص بالجمعية ، لتحقيق مكاسب شخصية ، او عائلية ، أو مهنية ، أو أي مصالح اخرى .
5-الالتزامات
1.5 على كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بالتالي :
* الاقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية .
* الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة وعدم المحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح الجمعية .
* عدم الاستفادة بشكل غير قانوني ماديا او معنويا هو أو أي من أهله وأصدقائه ومعارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعية .
* تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك .
* تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالافصاح عن المصالح سنوياً .
* الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية .
* الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو هن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية .
* تقديم ما يثبت انهاء حالة تعارض المصالح ، وفي حال وجوده ، أو في حال طلب الجمعية ذلك .
6- متطلبات الإفصاح
1.6 يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية : حيثما انطبق ، والحصول على موافقتها في كل حالة ، حيث اقتضت الحاجة ، سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا :
* يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الافصاح عن آية وظائف يشغلونها ، أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية ، سواء كانت داخل المملكة أم خارجها .
* يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسؤول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الافصاح عن آية حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية .
* يتعين على كل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح . وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس أدارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك . عند انتقال الموظف الى وظيفة رئاسية في الجمعية أو الى وظيفة في إدارة اخرى او غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح ، ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح واخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون 30 يوماً من تغيير الوظيفة . كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام .
2.6 يعرض التقصير في الافصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسؤول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للاجراءات التأديبية طبقاً لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في الجمعية .
7-تقارير تعارض المصالح
1- تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى مجلس الإدارة .
2-تودع جميع نماذج افصاح موظفي أو متطوعي الجمعية لدى مدير الجمعية
3- يقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً خاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس ، حال طلب رئيس مجلس الإدارة ، ويضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية .
4-تصدر الادارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يعرض على مجلس الإدارة يوضح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الافصاح المودعة لديها .
حيث ان هذه السياسة تعد جزءاً لا تجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها ـ فإنه لا يجوز مخالفة أحكامها والالتزامات الواردة بها .
8- تعهد واقرار
أقر وأتعهد أنا ........................... وبصفتي ..............................
بأنني قد اطلعت على سياسة تعارض المصالح الخاصة بجمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة وبناء عليه أوافق وأقر وألتزم بما فيها وأتعهد بعدم الحصول على أي مكاسب أو أرباح شخصية بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعي كعضو مجلس إدارة أو موظف في الجمعية وبعد استخدام أي معلومات تخص الجمعية أو أصولها أو مواردها لأغراضي الشخصية أو أقاربي أو أصدقائي أو استغلالها لأي منفعة أخرى .
التوقيع ( )
التاريخ : / / 14 هـ
الموافق : / / 20 م
ملحق (1) نموذج إفصاح مصلحة
نموذج إفصاح مصلحة
م السؤال نعم لا ملاحظات
1 هل تملك أي مصلحة مالية في أي جمعية أو مؤسسة ربحية تتعامل مع الجمعية في حال الاجابة بنعم الرجاء تعبئة النموذج رقم (1)
2 عل يملك أي فرد من أفراد عائلتك أي مصلحة مالية في أي جمعية أو مؤسسة ربحية تتعامل مع الجمعية ؟ في حال الاجابة بنعم الرجاء تعبئة النموذج رقم (2)
3 هل تتقلد منصباً ( مثل منصب عضو في مجلس إدارة أو لجنة أو أي جهة أخرى ) أو تشارك في أعمال أو أنشطة أو لديك عضوية لدى أي جهة أخرى ) أو يشارك في أعمال أو أنشطة أو لديه عضوية في أي جهة أخرى غير الجمعية ؟ في حال الاجابة بنعم الرجاء تعبئة النموذج رقم (2)
4 هل يتقلد أي من أفراد أسرتك ( الوالدان / الزوجة / الزوجات / الزوج / الأبناء / والبنات ) منصباً ( مثل منصب عضو في مجلس ادارة أو لجنة أو أي جهة أخرى ) أو يشارك في أعمال أو أنشطة أو لديه عضوية في أي جهة أخرى غير الجمعية ؟
5 هل قدمت لك أو لأي أحد من أفراد عائلتك هدية أو أكثر من جهة خارج الجمعية ولها صلة حالية أو مستقبلية بالجمعية سواء قبلتها أم لم تقبلها ؟ في حال الاجابة بنعم الرجاء تعبئة النموذج رقم (3)
نموذج رقم (1)
اسم النشاط نوع النشاط المدينة رقم السجل أو رخصة العمل تاريخ الاصدار الهجري
تاريخ الاصدار الميلادي هل حصلت على موافقة الجمعية هل ترتبط الشركة بعلاقة عمل مع الجمعية المصلحة المالية الإجمالية (%)
اليوم الشهر السنة
نموذج رقم ( 2)
اسم الجهة نوع الجهة المدينة هل ترتبط الجهة بعلاقة عمل مع الجمعية هل حصلت على موافقة الجمعية صاحب المنصب المنصب هل تتحصل على مكاسب مالية نظير توليك هذا المنصب
نموذج رقم (3)
اسم مقدم الهدية الجهة تاريخ تقديم الهدية الهجري
تاريخ تقديم الهدية بالميلادي هل قبلت الهدية هل ترتبط الجهة بعلاقة عمل مع الجمعية نوع الهدية قيمة الهدية التقديرية
أقر أنا الموقع أدناه أن جميع المعلومات أعلاه محدثة وصحيحة ومتماشية مع سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية .
الاسم : .......................................................
المسمى الوظيفي : ..........................................
التاريخ : .....................................................
التوقيع : ......................................................
توقيع أعضاء المجلس بالموافقة على هذه السياسة واعتمادها
م الاسم المهمة التوقيع
1 محمد بن عقيل فهيد الشمري رئيس
2 سليمان بن العبيد خويلد المزيني نائب الرئيس
3 صالح بن عبد الله فهد الشمري أمين الصندوق
4 عبد العزيزبن خالد عبد العزبز المزيني عضو
5 إبراهيم بن ضيف الله شافي الشمري عضو
6 مسانع بن مطلق عايد الشمري عضو
7 عبدالرحمن بن سالم فهاد المزيني عضو
8 محمد بن خويلد العبيد المزيني عضو
9 عبد العزيز سليمان العبيد المزيني عضو
توقيع الموظفين بالعلم بالسياسة
م الاسم المهمة التوقيع
1 حمود بن راضي الشمري مدير الجمعية
2 عبدالله بن سلمان الشمري محاسب
3 أمل بنت مطلق عايد الشمري باحثة الاجتماعية
تمت بحمد الله
محتوى تقييم المخاطر
أقسام الجمعية
روابط مهمة
للتواصل معنا
تعرف على الجمعية
مواقع التواصل