سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها لجمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة
سياسة جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة في الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها
الحمد لله رب العالمين والصلاة والسلام على نبينا محمد صلى اله عليه وسلم أما بعد
فقد أقر مجلس الإدارة في جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة في الاجتماع سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها كما يلي
مدة حفظ السجلات في جمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة
م اسم السجل مدة الحفظ ملاحظات
1 اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى حفظ دائم
2 سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية 10 سنوات
3 سجل العضوية في مجلس الادارة 4 سنوات
4 سجل اجتماعات الجمعية العمومية 10 سنوات
5 سجل اجتماعات وقرارات مجلس الادارة 10 سنوات
6 السجلات المالية والبنكية والعهد 10 سنوات
7 سجل الممتلكات والأصول حفظ دائم
8 سجل المكاتبات والرسائل 4 سنوات
9 سجل الزيارات حفظ دائم
10 سجل التبرعات 10 سنوات
11 ملفات لحفظ كافة الفواتير والايصالات 4 سنوات باستثناء الفواتير المرفقة مع ضمانات يحتفظ بها حتى انتهاء الضمان
أولاً : السجلات ومدة الحفظ
ثانياً : اللجنة المسئولة عن الإتلاف للوثائق
ثالثاً : قرر المجلس أن يكون مدير الجمعية الأستاذ/ حمود راضي الشمري مسئول مسئولية تامة عن
الاحتفاظ بالوثائق الرسمية بالجمعية وإصدار توجيهات للأقسام في آلية وطريقة الحفظ ومتابعة ذلك .
اللجنة المسئولة عن الاتلاف للوثائق
م الاسم المهمة في الجمعية المهمة في اللجنة
1 محمدبن بن عقيل فهيد الشمري رئيس
2 سليمان بن العبيد خويلد المزيني نائب الرئيس
3 صالح بن عبدالله فهد الشمري أمين الصندوق
4 حمود بن راضي ظاهر الشمري مدير الجمعية
رابعاً / محضر الإتلاف
محضر اتلاف وثائق رسمية لجمعية البر الخيرية بمدينة الكهفة
م البيان العدد تصنيف السجل ملاحظات
1
2
3
4
5
وقد تم اتلاف الوثائق والسجلات بالطريقة التالية
....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
م الاسم التوقيع
1
2
3
4
خامسا/ اعتماد اعضاء مجلس الادارة للسياسة
م الاسم المهمة التوقيع
1 محمد بن عقيل فهيد الشمري رئيس
2 سليمان بن العبيد خويلد المزيني نائب الرئيس
3 صالح بن عبدالله فهد الشمري أمين الصندوق
4 عبدالعزيز بن خالد عبد العزبز المزيني عضو
5 إبراهيم بن ضيف الله شافي الشمري عضو
6 مسانع بن مطلق عايد الشمري عضو
7 عبدالرحمن بن سالم فهاد المزيني عضو
8 محمد بن خويلد العبيد المزيني عضو
9 عبدالعزيز بن سليمان العبيدالمزيني عضو
سادساً/ توقيع الموظفين بالعلم بالسياسة
توقيع الموظفين بالعلم بسياسة حفظ الوثائق والسجلات واتلافها
م الاسم التوقيع
1 حمود بن راضي الشمري
2 عبدالله سلمان الشمري
3 أمل مطلق عايد الشمري
تمت بحمد الله